WAS? (Inhalte und Ziele)
Als erstes gilt es, die Inhalte und Ziele festzulegen: Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Sollen Organspendeausweise verteilt werden? Sollen allgemeine Informationen vermittelt oder spezielle Teilaspekte angesprochen werden? Soll das Thema "Hirntod" diskutiert werden? Soll das Thema "Verteilungsgerechtigkeit" - wichtig für viele Betroffene - im Vordergrund stehen?

WEN? (Zielgruppe)
Wer soll angesprochen werden? Neben Veranstaltungen für die Allgemeinbevölkerung sind auch solche Angebote in Erwägung zu ziehen, die sich an eine bestimmte Zielgruppe richten, z.B. Schüler, Lehrer, Journalisten, Pflegepersonal, Apotheker, Dialysepatienten, Angehörige und viele andere mehr.

WANN? (Anlässe und Termine)
Informationsveranstaltungen sind das ganze Jahr über gefragt. Besondere Anlässe wie Gesundheitswochen, Aktionstage, Jubiläen von Selbsthilfegruppen, Stadtteilfeste, der Tag der Organspende (jedes Jahr 1. Samstag im Juni) erhöhen die Aufmerksamkeit.

Stellen Sie zuvor einen genauen Zeitplan, der festlegt, welche Aufgaben von wem durchzuführen sind, und der Spielraum für Unvorhergesehenes lässt – etwa, dass keine geeigneten Räume gefunden werden, dass Referenten absagen etc.

WIE? (Veranstaltungsformen)
Es ist nicht immer eine Großveranstaltung notwendig, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Veranstaltungen können informativ, sachlich, unterhaltsam, provokativ, still oder nachdenklich sein. Sie können als Workshop, Ausstellung, Diskussions- oder Vortragsveranstaltung geplant werden. In jedem Fall sollte der Aufwand von den Beteiligten gut zu bewältigen sein. Lieber eine kleinere, aber erfolgreiche Veranstaltung, als eine Großveranstaltung, die das Organisationsteam bei den Vorarbeiten überfordert.

WER? (Veranstalter und Kooperationspartner)
Wenn man geeignete Mitveranstalter und Kooperationspartner gewinnt, bedeutet das oft ein Mehr an helfenden Händen, an Wissen, Ausstattung (Räume, Technik) und Können. Scheuen Sie sich deshalb nicht, mögliche Kooperationspartner zu einem Vorgespräch einzuladen. In Frage kommen z.B. örtliche Selbsthilfegruppen, das Gesundheitsamt, Krankenkassen, Schulen, Volkshochschulen, Familienbildungsstätten, das nächstgelegene Transplantationszentrum etc. Informieren Sie möglichst frühzeitig all diese Institutionen über ihr Vorhaben, um Überschneidungen von ähnlichen Aktionen zu vermeiden.

WOMIT? (Materialien)
Zu einer effektiven Planung gehört es, frühzeitig den Bedarf an Materialien und Medien festzustellen - Broschüren, Bildmaterial, Vortragsfolien, Informationsstände, Ausstellungselemente, Transparente, Plakate. Zahlreiche dieser Materialien können Sie mit unserem >>>> FORMULAR FÜR SAMMELBESTELLUNGEN direkt von der BZgA beziehen.

WO? (Veranstaltungsort)In Frage kommen je nach Typ und Ziel der Veranstaltung Säle, Foyers sowie Vortrags- oder Gruppenräume in öffentlichen Einrichtungen, Strassen, Marktplätze, Kliniken etc.

Der Veranstaltungsort darf nicht zu groß und nicht zu klein sein. Wenn Dias gezeigt werden sollen, muss er sich verdunkeln lassen, und es muss eine geeignete Projektionsfläche vorhanden sein. Falls Sie eine Podiumsdiskussion planen oder viele Zuhörer erwarten, sollte die Bühne leicht erhöht sein.

Stellen Sie sich darauf ein, flexibel zu reagieren. Sollte sich zum Beispiel trotz sorgfältiger Planung ein Veranstaltungsraum als ungünstig erweisen, etwa wenn viel weniger Besucher kommen als geplant, dann können Sie eventuell Referenten und Gäste bitten, sich in einer Ecke zu einer Gesprächsrunde zusammenzusetzen, in der sich keiner verloren fühlen muss. 

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